Ｑ履歴書を見れば職歴はわかるはず。それでも職務経歴書を提出させる企業があるのはなぜ？

Ａ企業が職務経歴書の提出を求める理由には３つあります。

１つは、書類選考を的確に行うためです。たしかに履歴書にも職歴欄がありますが、スペースの関係上、この欄に仕事内容を詳細に書き込むというわけにはいきません。企業としても、できれば応募者全員と面接して、経験してきたことを本人から説明してもらうことが一番とは考えていますが、応募者が多い場合や遠隔地から人材を求めている場合など、時間的空間的制約もあって、応募書類をもとに面接する人を絞り込まざるを得ないこともあります。このとき、履歴書だけでは判断材料として不足ですから、職務経歴書として、経験してきた仕事についての詳細を求めるわけです。

もう一つには、面接時間を短縮するためということもあります。面接に当てられる時間は限られていますから、事前に応募者の経験が把握できていれば、要点に絞って質問できることになります。

職務経歴書のまとめ方を見て、その人の仕事のレベルを判断するという人事担当者もいます。「読み手に理解できる職務経歴書を書くためには、自分がこれまでに携わってきた仕事の内容をきちんと理解していなければなりません。一読して何を伝えたいのかさっぱりわからないという人、仕事内容を具体的に記述できない人は、仕事レベルがそれくらいの程度のものだということ」だというのです。

欄ごとに書くべき内容が指定されている履歴書では、指定に従って丁寧に書き込めばよく、高度なことは要求されませんが、職務経歴書では、それ１枚で能力やスキルが判断されてしまうこともあるのです。

Ｑ職務経歴書の提出を求めてない会社も数多くありますが、そんな会社に職務経歴書を送っていいものでしょうか

Ａ履歴書だけでよしとする会社に対しても、できるだけ職務経歴書を添付することをおすすめします。職務経歴書は、求める職歴に合致しない人を面接する前に排除したり、採用手順の短縮するなど募集する側の便宜を図るために提出を義務づけられている面がありますが、応募する側にとっては、職務経歴書をかっこうの自己ＰＲの手段として利用できるからです。

ある会社の人事担当者は、「ほとんどの人が履歴書だけで応募した中にあって、職務経歴書を添付してきた人はそれだけ目立つ」と話しています。採用の場面では印象が大きな比重を占めることを考えれば、提出を求められていない会社でこそ、職務経歴書を添えることは自分を印象づけるための有効な手段だといえるでしょう。

前の質問で、職務経歴書は面接の時間短縮を図るために提出を求められることもあるといいましたが、別の見方をすれば、内容の濃い面接をするためとも言い換えることができます。提出を求められていなくても、前もって職務経歴書で経験についての詳細を示すことで、ほかの応募者よりも一歩突っ込んだ、内容のある面接を受けることが可能になるわけです。

Ｑ職務経歴書の用紙はどこで買えるのですか

Ａ履歴書を販売している日本法令から職務経歴書専用の用紙が販売されています。文具店などの履歴書を販売している店でなら入手できるでしょう。しかし、職務経歴書の提出を求める場合、ほとんどの会社が「書式自由」との但し書きを付けています。用紙も、書き方も自由ですから、必ずしもこの市販の用紙を使う必要はありません。

履歴書は必ず本人による手書きを求められますが、職務経歴書はワープロで作成してもかまいません。むしろ、手書きよりもワープロで作成したもののほうが読みやすいと歓迎されます。となると、市販の用紙や罫線が入っているレポート用紙を使用するよりも、プリンターやコピー機などで一般的に使われているＯＡ用紙を使用するのがいちばんということになるでしょう。

用紙サイズはＡ４判が最適です。Ａ４のスペースがあれば、ほとんどの人が、職務経歴を１枚にまとめることができるでしょう。Ｂ５判など小さいサイズの用紙を使ったために１枚にはまとめきれず、２枚以上に及ぶということになると、読みやすさという点ではマイナスになってしまいます。

Ｑ社会に出て１年目。職歴といっても、これといって特別に書くべきことがないのですが

Ａたとえ仕事経験は浅くても、入社時にマナー研修や実務の基礎研修を受けて、社会人としての基本を身につけているということは、新卒にはないメリットであるはず。改めて研修を施す必要がないということは、その分早く一人前になれる期待が持てるからです。職種として特筆するようなことはなくても、これら新人研修で体験したことを記載するだけでもアピールすることができるでしょう。

ただ、これだけでは材料不足。そこで、学校で学んだことのうち希望する職種に関連した部分、新しい仕事に就くために準備していること、新しい仕事にかける意欲などを自己ＰＲ文としてまとめ、職務経歴に添えて記述する方法も考えてみましょう。

職務経歴書は、必ずしも職歴だけに絞って記述するよう限定されたものではありません。仕事に関連して購読している専門誌、所有している専門書、受講したことがあるセミナー、資格取得やスキルアップを目指して勉強していること、さらには、入社後に仕事を通じて実現したいことなど、職務に関連することならどんなことでも書き込んでかまいません。

Ｑすでに２回ほど転職して、さまざな仕事を経験してきたため、とても用紙１枚にまとめきれそうにありません

Ａ読みやすさを考えれば、できるだけ用紙１枚にまとめるよう工夫すべきです。たとえば、これまでの経験してきたことのうち、希望する職種に関連した経験に絞り込んで書くのも一つの方法でしょう。

とくに、長年にわたって多くの仕事を経験してきた人にいえることですが、希望する職種には直接関連しない経験がある場合、どの経験についても同じように記述していては、本来アピールしたい経験がぼやけてしまいます。関係の薄い経験は思い切ってはしょり、訴えたい経験に多くのスペースを割くことでメリハリをつけることも大事です。

これまでの仕事とはまったく異なる職種に転職する場合、経歴を詳細に伝えるのはかえってマイナスになりませんか

仕事内容がまったく異なる場合でも、企画の提案、リーダーとしてチームをまとめてきた経験、対外折衝能力、コミュニケーション能力などはどんな仕事でも共通して生かせるものです。異職種転職を目指す人は、携わってきた仕事内容から経験を抜き出すことで、適応能力があることをアピールすることができるでしょう。

これまでの経験のうち、どんなことが希望する職種に生かせるかをまとめられるということは、希望する職種について十分に研究していることをアピールすることにもつながります。

会社によっては、異なる業界や仕事で身につけた知識、発想法、行動様式などをもとに、新しい発想を持ち込むことを期待しています。この場合、むしろ異職種での経験こそ望んでいるわけですから、異職種転職だからといって、職務経歴書がマイナスに作用することはあり得ないいっていいでしょう。

とらばーゆで転職支援トップに戻る